Contoh Etika Percakapan Telepon dalam Bisnis-Part 1

 

Contoh Etika Percakapan Telepon Bisnis

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dalam posting “Bagaimana Etika Percakapan Telepon dalam Bisnis” sudah kita simak etika apa saja yang diperlukan dalam percakapan telepon bisnis. Nah, untuk mempermudah penerapannya berikut contoh percakapan telepon bisnis dalam sebuah perusahaan :

1. Ucapkan salam, perkenalkan diri dan perusahaan
Jika anda yang menelepon :
Fatin : “Selamat pagi, saya Fatin dari PT. Siap. Bisa bicara dengan bu Rizki?”
Rizki : “Iya saya Rizki, ada yang bisa saya bantu, bu Fatin?”
 
Jika menjawab telepon :
Wati : “Happy Web Design, selamat pagi, dengan Wati, ada yang bisa dibantu?”

2. Menanyakan keperluan penelepon
Melanjutkan contoh no.1 :
Nadya : “Selamat pagi, bu Wati. Bisa saya bicara dengan ibu Tantri?”
Wati    : “Maaf dengan ibu siapa saya bicara?”
Nadya : “Saya Nadya.”
Wati   : “Baik, bu Nadya. Maaf keperluannya apa bu?”
Nadya : “Saya butuh informasi pembuatan website.”

3. Sampaikan pada penelepon jika harus menunggu
Wati    : “Baik, saya sambungkan dengan ibu Tantri. Bisa ditunggu sebentar?”
Nadya : “Baik, bu.”

4. Pastikan penelepon tidak menunggu terlalu lama.
Gunakan hold button saat penelepon menunggu. Jika sudah agak lama (sekitar 15-30 detik) namun line ke ruang bu Tantri masih sibuk, Wati bisa menawarkan apakah masih berkenan menunggu atau ingin meninggalkan pesan. Jangan lupa sampaikan terima kasih karena sudah menunggu.

Wati   : “Bu Nadya, terimakasih sudah menunggu. Mohon maaf line ke ruang bu Tantri masih sibuk. Masih berkenan menunggu atau ada pesan yang bisa saya sampaikan?”

5. Menyampaikan jika yang bersangkutan tidak ada di tempat
Misalnya, ibu Tantri sedang rapat :
Wati    : “Ibu Nadya, terimakasih sudah menunggu. Mohon maaf bu Tantri sedang rapat. Ada pesan yang bisa saya sampaikan atau ibu mau menghubungi kembali?”

Contoh 1 (mencatat pesan penelepon):
Nadya :  “Oh kalau begitu saya titip pesan saja bu. Kemarin sore bu Tantri menyampaikan penawaran pembuatan website untuk perusahaan saya.
Saya tertarik untuk informasi lebih lanjut.”
Wati    : “Baik, bu. Pesan ibu akan saya sampaikan pada bu Tantri.”
Nadya : “Terima kasih, bu Wati.”
Wati    : “Sama-sama, bu Nadya.”
 
Contoh 2 (penelepon akan menghubungi kembali):
Wati    : “Ibu Nadya, terimakasih sudah menunggu. Mohon maaf bu Tantri sedang rapat. Ada pesan yang bisa saya sampaikan atau ibu mau menghubungi kembali?”
Nadya : “Nanti saya hubungi kembali saja. Kira-kira berapa jam lagi bu?”
Wati    : “Sekitar 2 jam lagi ya bu.”
Nadya : “Baik, terima kasih.”
Wati    : “Sama-sama, bu Nadya.”

6.   Menutup percakapan dengan sopan
Wati    : “Ada lagi yang bisa saya bantu?”
Nadya : “Sudah cukup bu. Terima kasih.”
Wati    : “Sama-sama bu Nadya. Terimakasih sudah menghubungi  Happy Web Design, selamat pagi, selamat beraktivitas.”
(Saat menutup telepon, tutuplah setelah penelepon menutup lebih dulu)

Dalam posting selanjutnya saya akan berikan contoh etika percakapan telepon bisnis di perusahaan dalam kondisi khusus, misalnya bagaimana cara menanyakan pada penelepon jika ada yang kurang jelas, cara menyampaikan pada penelepon jika mentransfer ke divisi lain, dan beberapa contoh aplikatif lainnya.

Referensi gambar : pixabay.com

4 thoughts on “Contoh Etika Percakapan Telepon dalam Bisnis-Part 1

  1. Terimaksih untuk informasinya sangat membantu sy.

  2. sangat membantu, terimakasih

  3. upk telepon AP bikin deg-degan, thank’s ini ngebantu bgt …

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *