Contoh Etika Percakapan Telepon Bisnis

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kali ini saya kembali akan berbagi contoh etika percakapan telepon bisnis di perusahaan dalam beberapa kondisi khusus. Silahkan disimak ya :

1. Menanyakan pada penelepon jika ada yang kurang jelas
# Menanyakan nomor telepon :
Wati     : “Bu Nadya, boleh saya minta nomor yang bisa dihubungi?”
Nadya  : “Boleh, bu. Ini nomor saya 0122345678.”
Wati     : “Saya ulang ya Bu. 0123345678?”
Nadya  : “Bukan, bu. 0122345678.”
Wati     : “Maaf, 0122345678 ?”
Nadya  : “Iya benar, bu Wati”
Wati     : “Terima kasih, bu Nadya.”
Nadya  : “Sama-sama.”

Jangan minta penelepon untuk mengulang 2 kali. Anda verifikasi saja nomor telepon yang sudah dia sebutkan dengan mengeja ulang.

# Menanyakan nama :
Wati  : “Maaf dengan ibu siapa saya bicara?
Tanti : “Saya Tanti.”
Wati  : “Ibu Santi?”
Tanti : “Tanti (T-a-n-t-i).”
Wati  : “Maaf, ibu Tanti?”
Tanti : “Iya benar.”

2. Jika menyambungkan informasi khusus ke bagian Marketing
Misalnya bagian Customer Service (CS) yang pertama kali menjawab telepon pelanggan akan menyambungkan ke bagian Marketing.
Tina(CS) : “Bright Star Education, selamat pagi, dengan Tina, ada yang bisa dibantu?”
Meta        : “Selamat pagi, mbak Tina. Saya ingin belajar percakapan bahasa Inggris untuk ujian beasiswa. Tapi saya hanya punya waktu 2 bulan sebelum ujian. Ada program yang cocok buat saya tidak, mbak?”
Tina         : “Maaf dengan ibu siapa saya bicara?”
Meta        : “Saya Meta.”
Tina         : “Baik, ibu Meta. Pak Dimas di bagian Marketing bisa membantu mengarahkan program yang sesuai kebutuhan ibu, saya sambungkan dengan pak Dimas ya bu.”
Meta        : “Iya mbak. Silahkan.”
(gunakan kata “sambungkan” untuk mengganti kata “transfer”, kesannya lebih halus)

Ketika sudah tersambung dengan pak Dimas, Tina jelaskan dulu secara singkat apa keperluan bu Meta. Baru setelah itu sambungkan pak Dimas dengan bu Meta. Pak Dimas akan lebih siap memberikan penjelasan dan bu Meta juga tidak perlu mengulang lagi menjelaskan keperluannya.

Contoh :
Tina     : “Pak Dimas, di line telepon ada bu Meta yang ingin belajar percakapan bahasa Inggris untuk tes beasiswa. Tapi dia hanya punya waktu 2 bulan. Bisa saya sambungkan, pak?”
Dimas : “Oya silahkan, mbak.”
Tina     : “Baik, pak.”

3. Jika salah sambung
Sasha : “Selamat pagi, dengan bu Tika?”
Dita    : “Ini bukan nomor bu Tika. Saya Dita.”
Sasha : “Oh maaf apa benar ini nomor 01234567?”
Dita    : “Iya benar itu nomor hp saya. Tapi saya bukan Tika.”
Sasha : “Berarti saya salah catat nomor. Maaf sudah mengganggu. Terima kasih informasinya.”
Dita    : “Tidak apa-apa. Sama-sama, mbak.”

4. Jika menelepon orang yang sibuk
Ini berdasar pengalaman saya ketika menelepon seseorang yang aktivitasnya sangat padat.
Wulan : “Selamat siang, dengan pak Toni?”
Toni    : “Iya benar.”
Wulan : “Saya Wulan dari PT. Maju Berjamaah. Maaf saya mengganggu tidak, pak?”
Toni     : “Sebentar lagi saya harus mengajar, mbak.”
Wulan : “Oh maaf, kalau begitu nanti saya hubungi kembali saja. Kira-kira jam berapa saya bisa hubungi bapak?”
Toni     : “Sekitar 2 jam lagi ya.”
Wulan : “Baik, pak Toni. Terima kasih.”
Toni     : “Sama-sama, mbak Wulan.”

Ketika menelepon orang yang sibuk, hemat waktunya. Pikirkan kemungkinan bahwa dia sebenarnya tidak memiliki banyak waktu untuk mendengarkan namun masih bersedia menerima telepon Anda. Oleh karena itu siapkan pesan yang ingin disampaikan dengan padat, singkat dan jelas.

Setelah 2 jam saya hubungi kembali pak Toni :
Wulan : “Selamat siang, pak Toni.”
Toni     : “Selamat siang.”
Wulan : “Saya Wulan dari PT. Maju Berjamaah. Maaf saya mengganggu tidak, pak?”
Toni     : “Tidak, mbak. Saya sudah selesai mengajar. Tapi 5 menit lagi saya sudah harus masuk ruang rapat. Ada apa, mbak?”
Wulan : “Begini, pak. Saya ingin menanyakan proposal mengenai perangkat tes yang saya ajukan 2 hari yang lalu apakah sudah ada jawaban?”
Toni     : “Proposal perangkat tes untuk uji kompetensi siswa baru?”
Wulan : “Benar, pak.”
Toni     : “Nanti saya sampaikan dulu proposalnya saat rapat dengan pimpinan. Besok mbak Wulan bisa hubungi saya lagi.”
Wulan : “Baik, pak. Jam berapa saya bisa hubungi bapak?”
Toni     : “Jam 13.00 ya.”
Wulan : “Baik, pak Toni. Terima kasih.”
Toni     : “Sama-sama, mbak Wulan.”

Semoga contoh-contoh tersebut membantu Anda dalam bekerja.

Referensi gambar : pixabay.com

Contoh Etika Percakapan Telepon dalam Bisnis-Part 2

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

error: Content is protected !!